Vous êtes à la recherche d’une meilleure façon pour conserver vos documents importants ? Si oui, pourquoi ne pas opter pour un coffre-fort électronique ? C’est un outil très pratique et bénéfique dont vous pourrez vous servir afin d’assurer la conservation des bulletins de paie de vos employés par exemple.
Il existe des coffres-forts qui sont conçus idéalement pour prendre soin des fiches de paie émises par votre entreprise. Alors, voici pour vous quelques bonnes raisons pour vous inciter à adopter ce mode de protection.
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Plan de l'article
Pour conserver en meilleur état vos fiches de paie
Plusieurs raisons vous pousseront à opter pour un coffre-fort électronique pour bulletins de paie en tant qu’employeur. Vous n’êtes pas sans savoir qu’à la demande de la loi, certains documents, dont les bulletins de paie doivent être minutieusement conservés.
Effectivement, il est exigé d’avoir sous la main ces bulletins pendant au moins une période de 5 ans, et ce, en bon état. Alors, quoi de mieux qu’un Coffre fiche de paie pour bien remplir cette fonction ?
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Le coffre-fort électronique pour fiche de paie est un outil de dématérialisation. Il sert à stocker, à consulter et même à distribuer en ligne un bulletin de paie avec un destinataire en toute sécurité.
Le coffre-fort électronique vous permettra alors de conserver ces bulletins contre les pertes, les inondations, les déchirures, etc.
Le coffre-fort électronique pour la confidentialité des bulletins de paie
Le bulletin de paie est un document très important et strictement personnel. Il faudrait donc le maintenir à l’abri de divers risques et des regards malintentionnés.
Évidemment, s’il arrivait qu’il tombe entre de mauvaises mains, il pourrait être détruit intentionnellement, volé, falsifié, etc.
Or, c’est un document très sensible qui comporte énormément d’informations sur la personne de votre employé. Ses identifiants, son adresse, le montant qu’il perçoit et bien d’autres éléments y sont inscrits. Une protection de taille devrait donc être de mise pour assurer la confidentialité du bulletin de paie.
C’est ce qu’offre le coffre numérique avec ses différents systèmes de cryptographie. En effet, c’est un procédé de cryptographie qui assure le chiffrage de vos bulletins de paie.
Ceux-ci sont protégés convenablement. Il serait alors impossible à une tierce personne de pénétrer ces données sans que vous ne lui en accordiez l’autorisation.
Opter pour un coffre-fort pour sa praticité
Le coffre-fort électronique est un outil qui n’est pas forcément obligatoire, mais qui est très avantageux à la fois pour l’employeur et pour le salarié.
En termes de praticité, ce coffre-fort est une solution idéale. Avec cet outil vous et votre employé, pourrez accéder très rapidement aux fiches de paie. Quelques clics suffisent pour consulter ce que vous désirez.
Tenez-vous bien, peu importe le moment ou le lieu, vos fiches de paie seront à votre portée. Plus besoin que l’employé se rende dans les locaux de l’employeur avant d’avoir sa fiche de paie.
L’autre point important est qu’il n’aura plus à chercher pendant de longues heures où il aurait bien pu ranger sa fiche. Le coffre-fort électronique offre donc un accès facile et surtout rapide aux bulletins de paie.
Enfin, disposer du coffre-fort électronique vous permettra d’économiser temps et argent. Entre des saisies interminables (heures) et des impressions (papier, encre, etc.) à n’en point finir, vous savez désormais le choix que vous avez à faire.