Tout savoir sur l’onboarding

Les objectifs de l’intégration

Si les chefs d’entreprise sont d’accord sur l’importance de l’intégration, la mise en œuvre de programmes d’intégration n’est pas systématique et efficace. Malheureusement, ces programmes d’intégration sont très rares. Et s’ils existent, ils ne répondent généralement pas aux attentes.

Cependant, l’intégration a pour principaux objectifs :

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• contribuent à créer une première impression positive chez vos nouveaux employés.

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• Encourager l’adhésion à la culture d’entreprise.

Une intégration qui doit donc être couronnée de succès pour :

• L’ employé est rapidement efficace et efficient dans son travail
• La nouvelle recrue se sent intégrée et considérée. Ce qui est très important.
• L’ employé décide de rester dans l’entreprise pendant une longue période

Il est important de savoir que le objectif des entreprises aujourd’hui est de capitaliser sur les motivations de l’employé pour réduire le chiffre d’affaires, évitant ainsi les coûts associés à un départ (frais de recrutement, salaires, formation, équipement, etc.) ou même un remplacement.

Les effets à long terme d’une intégration réussie

La mise en œuvre réussie d’une bonne stratégie d’intégration offre de nombreux avantages aux entreprises. Nous mentionnerons principalement trois des plus importantes :

• Votre entreprise est populaire auprès de vos employés

En gardant une trace de ce dont vos nouveaux employés ont vraiment besoin pour l’intégration, vous serez plus motivé. Qui a dit que la motivation signifie aussi une meilleure productivité et cela ne peut être bénéfique que pour votre entreprise. Votre entreprise se positionnera alors comme une référence en matière de stabilité dans le secteur.

• Vos collaborateurs sont vos ambassadeurs

La première impression est essentiel dans ce que vous pensez d’un environnement. Vos employés doivent se sentir bien accueillis afin d’obtenir leur faveur dès que vous entrez dans votre entreprise. Ainsi, un programme d’intégration réussi fera briller votre marque employeur. Aujourd’hui, avec la numérisation des processus, la marque employeur d’une entreprise est un atout majeur dans le recrutement de vos futurs collaborateurs. Une intégration réussie est une bonne première impression assurée, une bonne pratique de votre marque employeur à ne pas négliger.

• Amélioration du maintien en poste des employés

Si votre processus d’intégration prend suffisamment de temps pour accompagner et aider vos nouveaux employés, le taux de départ pourrait être considérablement réduit. Étant donné que le remplacement d’un employé a un coût, cela se traduit par d’importantes économies à long terme pour votre entreprise.

• Engagement accru dans la culture d’entreprise

Grâce à un processus d’intégration approprié, il est essentiel qu’un nouvel employé trouve rapidement sa place dans la vie sociale de votre entreprise. Un facteur important du succès à long terme, il doit se sentir socialement accepté. Cela le rendra évidemment plus productif avec un fort engagement à travailler. S’il est en contact avec le client, il retournera une meilleure image de votre entreprise.

Pour la plupart des nouveaux employés, trouver un emploi semble beaucoup le premier jour d’école : ils sont excités, peut-être un peu anxieux et désireux de faire une différence dans leur nouvelle organisation. Mais avant de commencer, ils doivent comprendre ce qu’il faut pour réussir. C’est là qu’intervient un programme d’intégration efficace. Un programme efficace sensibilise les employés et les engage à devenir des membres productifs de votre entreprise.

7 avantages de l’embarquement

Un bon programme d’intégration vous aidera à :

• Attirer et retenir les meilleurs talents.
• Mobiliser les employés dès le début.
• Stimulez la croissance de votre entreprise.
• Construire une relation de confiance.
• Établissez des liens avec vos employés.
• Encourager une communication ouverte.
• Diminuer les départs

Pour réussir cette intégration, vous devrez planifier l’arrivée de vos nouvelles recrues.

Pour aller plus loin, de simples petites attentions telles qu’un kit de bienvenue seront toujours appréciées pendant le cours d’intégration. Les articles publicitaires et autres petites attentions ne renforceront l’image de votre marque que lorsque de nouveaux employés arrivent.

Découvrez les coulisses de votre entreprise

Pour leur premier jour, n’hésitez pas à parler de votre entreprise  :

• Son histoire ;
• ses valeurs ;
• Sa mission ;
• Sa vision ;
• Son organigramme…

Sans oublier une visite dans les bureaux, une présentation aux équipes et éventuellement aux fournisseurs, en particulier à ceux avec qui ils interagiront régulièrement.

L’ objectif ici est de fournir au nouvel employé les renseignements essentiels dont il aura besoin pour travailler. Évitez la surcharge d’informations. Assurez-vous simplement que vous abordez tous les aspects du processus d’intégration. Pour ce faire, envisagez de créer une liste de questions fréquemment posées et de laisser une version par e-mail.

Pour accompagner l’intégration, vous pouvez affecter un travailleur pour aider le nouvel employé dans la transition. Il sera en mesure d’expliquer toutes les règles informelles de l’entreprise à la nouvelle recrue (ex : attention un tel employé est de mauvaise humeur lundi, attention le photocopieur fait des confitures avec des papiers A3, etc…). Enfin, vous devriez également prévoir un suivi régulier pour clarifier et répondre aux questions pendant la première semaine.

Si certaines organisations préfèrent une approche plus structurée et systématique de l’intégration des nouveaux employés, tandis que d’autres leur permettent de trouver leur marque sans aide. Une approche dans laquelle les nouveaux employés ont du mal à comprendre ce qu’on attend d’eux et les normes existantes de leur nouvelle organisation. L’intégration peut donc varier sur de nombreux aspects, y compris la formalité et le soutien aux nouvelles recrues.

L’ intégration et le roulement : l’essentiel de savoir

Le roulement ou la rotation en français désigne le renouvellement du personnel, suite au recrutement et au départ du personnel. C’est un indicateur qui vous permet de mesurer l’humeur au travail .

• Jusqu’ à 20 % du roulement du personnel (rotation) se produit au cours des 45 premiers jours ;

• 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant plus de trois ans s’ils ont eu une expérience d’intégration positive.

Source : Ressources humaines aujourd’hui

Il est donc entendu que le processus d’intégration a une incidence sur le maintien en poste et que les RH jouent un rôle important dans ce processus. Mais ceux-ci doivent aussi faire avec « les moyens du bord » :

• 60 % des répondants au sondage (gestionnaires des RH) estimaient que l’objectif principal de l’intégration était d’intégrer les employés dans la culture de l’organisation.
• 36 % critiquent l’insuffisance des technologies pour automatiser et mieux organiser les programmes d’intégration.

Source : Ressources humaines aujourd’hui

Pour contrecarrer ou limiter autant que possible le chiffre d’affaires, en plus d’offrir un soutien à l’intégration, de plus en plus d’entreprises se concentrent sur le bien-être de leurs employés. L’employé pourra se faire une idée de l’entreprise et de son confort, et s’adapter au nouvel environnement de travail. Une méthode efficace pour réduire et prévenir départs .

Notez qu’un taux de départ élevé peut créer des perceptions négatives sur votre entreprise. Une réputation qui peut s’étendre à l’ensemble de l’industrie et nuire à votre capacité de recruter et de conserver des employés qualifiés.

Même si les programmes d’intégration exigent du temps, il est essentiel de mettre en œuvre un tel processus dans le meilleur intérêt de votre entreprise. Si vous voulez que vos nouveaux employés se mettent rapidement en service, vous devez leur fournir les outils, la formation et l’information dont ils ont besoin pour être productifs dès maintenant.

Les étapes clés d’un processus d’onboarding réussi

• Une introduction personnelle et chaleureuse, présentant l’entreprise ainsi que les employés clés.
• Les informations pratiques (date de début, horaires, adresse exacte du lieu de travail).
• Les documents nécessaires à préparer pour le premier jour (papiers d’identité…).

Lorsque l’employé arrive dans l’entreprise, il doit se sentir accueilli et rassuré. La première journée est cruciale pour cette raison.

• Présentation des membres clés de l’équipe : introduire les collègues avec qui ils collaboreront au quotidien.
• Tour des locaux : montrer les différents espaces et équipements mis à disposition par la société.
• Formation aux outils informatiques utilisés en entreprise.
• Remise d’un guide pratique comprenant toutes les informations importantes liées au poste occupé.

Le but étant ici de faire découvrir rapidement et efficacement la structure organisationnelle de l’entreprise afin qu’il puisse s’y projeter plus facilement.

Après un ou deux jours passés avec différentes personnes chez vous, le salarié aura certainement besoin d’un moment seul pour digérer toutes ces nouvelles informations apprises jusqu’à maintenant. Il faut :

• Laissez-lui prendre possession de son poste de travail.
• Laissez-le lire les documents informatifs sur l’entreprise et ses différents services.
• Demandez aux collègues de maintenir une communication régulière pour répondre à toutes les questions restantes.

Avec ces quelques étapes clés, votre nouvel employé sera intégré rapidement et efficacement dans l’entreprise !

Comment mesurer l’efficacité de son programme d’onboarding

Une fois le programme d’onboarding mis en place, vous devez vous assurer qu’il est efficace. Mais comment mesurer cette efficacité ?

• Le taux de rétention : si les nouveaux employés restent longtemps dans l’entreprise, cela signifie que votre programme d’onboarding fonctionne bien.
• L’évaluation des salariés : demandez aux salariés leur avis sur le processus d’intégration et sur ce qui pourrait être amélioré.
• La productivité : un nouveau collaborateur doit atteindre sa vitesse de croisière rapidement pour être rentable. Si la productivité du nouvel employé est élevée après quelques semaines ou mois seulement, cela montre que l’intégration a été réussie.

Vous devez mesurer les coûts liés au programme d’onboarding par rapport aux bénéfices qu’il apporte. Un budget conséquent peut être nécessaire pour mettre en place un bon processus d’intégration, mais cet investissement sera largement amorti si celui-ci permet une forte rétention des talents ainsi qu’une meilleure productivité globale des équipes.

N’hésitez pas à effectuer régulièrement des ajustements à votre programme d’onboarding pour l’améliorer continuellement et répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise et de vos collaborateurs.

Un processus d’onboarding bien pensé et mis en œuvre peut faire la différence entre une intégration réussie et une démission rapide. En investissant les ressources adéquates dès le début, les entreprises peuvent s’assurer que chaque nouvel employé se sentira valorisé et accueilli, ce qui entraînera une productivité accrue et une rétention plus élevée. C’est un moyen simple de favoriser des relations positives au sein d’un environnement professionnel stimulant pour tous !