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C’est quoi un open space ?

Vous êtes un promoteur et vous désirez aménager vos bureaux. Eh bien, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez à cet effet, optez pour l’open space. Découvrez dans cet article, ce que c’est que l’open space.

Définition d’open space

La fin du XIXe et le début du XXe siècle ont été marqués par l’apparition des premiers immeubles. Ces derniers ont vu le jour à LondresNew-York ou Chicago. À cet effet, dans les banques et les assurances, les dactylographes et les comptables sont installés dans de grands espaces. Ceux-ci étaient aménagés et organisés à l’image des salles de classes. Quant au chef, il était installé sur une estrade. Ainsi, dans ces salles, les pools de dactylos tapaient à la machine sans relâche sous l’œil d’un contremaître.

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Encore appelé « bureau paysager », ce sont les anglo-saxons qui l’ont surnommé « open space ». Ce concept connut un grand succès aux États-Unis avant de revenir en Europe dans les années 1980.

Il peut se définir comme un bureau aménagé, dépourvu de cloisons. C’est un espace de travail collectif où les bureaux de chaque collaborateur sont juxtaposés. Il n’y a donc aucune séparation. C’est également un espace de travail ouvert où tout se voit, tout s’observe et tout s’entend. Ainsi, les bureaux fermés ont laissé place aux larges plateaux décloisonnés.

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En vue d’améliorer leur productivité, plusieurs entreprises optent de plus en plus pour ce type d’aménagement.

Les avantages de l’open space

L’avantage premier de l’open space est de définir un environnement de travail convivial. Aussi, il présente bon nombre d’atouts. En effet, grâce à l’open space, permet à l’employeur d’optimiser l’espace de travail de ses salariés. De facto, ceci contribuera à réaliser des économies sur les coûts d’installation des cloisons. Aussi, l’employeur pourra augmenter le nombre de ses salariés au vu de l’espace disponible.

Quant à l’employé, cet espace de travail lui facilite la communication avec ses collaborateurs. Ils échangent donc plus facilement. Aussi, ceci renforce l’efficacité du travail en équipe.  Par ailleurs, les informations circulent plus aisément et tout le monde est au courant au même moment.

Toutefois, il n’est toujours pas évident de travailler dans de pareilles circonstances. Surtout avec l’avènement du coronavirus en 2019, il fallait respecter une certaine distance entre collègues. De plus, le télétravail fut, fortement recommandé.

Dans tous les cas, lorsque vous travaillez en open space, il vous est parfois difficile de vous concentrer. Pour y remédier et travailler dans de meilleures conditions, veillez à informer vos collègues. Ces derniers devront plus se concentrer et limiter le bruit dans les locaux.

Cependant, vous pouvez aussi demander l’autorisation de vous isoler pour mieux vous concentrer. Optez pour les écouteurs au besoin.

Les inconvénients de l’open space

Malgré ses avantages, l’open space présente aussi quelques inconvénients qu’il faut bien souligner. L’un des principaux problèmes rencontrés dans un open space est le manque d’intimité. Effectivement, les bureaux étant ouverts et partagés par plusieurs personnes, il devient difficile de préserver sa sphère personnelle et de travailler en toute tranquillité.

Le bruit ambiant est souvent considéré comme une véritable nuisance dans un open space. Les conversations téléphoniques, les discussions entre collègues et autres activités quotidiennes peuvent être source de distraction permanente pour certains employés qui ont besoin de calme pour se concentrer efficacement sur leur travail.

La proximité constante avec les autres peut aussi engendrer des conflits interpersonnels. Les différences individuelles en termes de rythmes de travail ou de sensibilité aux stimuli extérieurs peuvent créer des tensions au sein du groupe.

Un autre inconvénient majeur réside dans la difficulté à gérer son temps et ses priorités dans un open space. L’environnement dynamique peut donner lieu à une multiplicité de sollicitations constantes qui rendent difficile la planification précise des tâches à réaliser.

L’absence d’intimité peut aussi avoir un impact sur le bien-être général des employés concernant leur santé physique et mentale. Le stress lié au manque d’intimité peut entraîner une perte de concentration et augmenter le risque de burn-out professionnel chez certains salariés.

Il faut donc mettre en place divers dispositifs visant à pallier ces inconvénients. Des espaces de réunion fermés, des casques anti-bruit ou encore la mise en place d’horaires flexibles peuvent permettre aux employés de trouver un équilibre entre concentration et interaction sociale.

En définitive, l’open space présente à la fois des avantages et des inconvénients qu’il faut bien prendre en compte lors de sa mise en place. Il faut penser aux employés et rechercher un juste équilibre pour favoriser leur bien-être et leur productivité au sein de cet espace collaboratif.

Les bonnes pratiques pour optimiser un open space

Pour optimiser un open space et en tirer le meilleur parti, vous devez réfléchir à l’aménagement du mobilier. Vous devez choisir des bureaux ergonomiques qui favorisent une bonne posture et qui permettent aux employés de travailler dans les meilleures conditions possibles.

L’utilisation de solutions acoustiques peut grandement contribuer à atténuer les nuisances sonores présentes dans un open space. L’installation de panneaux absorbants ou l’utilisation de cloisons phoniques peut aider à créer des espaces plus calmes et propices à la concentration.

Les entreprises ont aussi tout intérêt à encourager la collaboration entre collègues au sein d’un open space. Des zones dédiées aux échanges informels peuvent être aménagées pour faciliter les interactions entre les différents membres d’une équipe. La mise en place régulière de réunions ouvertes où chacun peut s’exprimer librement encourage l’échange d’idées et renforce le sentiment d’appartenance au groupe.

Une autre astuce consiste à instaurer des règles visant à respecter l’intimité des autres collaborateurs. Par exemple, il peut être recommandé d’utiliser un casque audio lorsqu’on écoute de la musique afin de ne pas perturber ses voisins avec le bruit. De même, éviter les conversations téléphoniques trop longues ou privilégier les espaces prévus spécifiquement pour cela peut permettre de minimiser les distractions.

Vous devez également prévoir des espaces dédiés à la détente. Des zones de repos ou des espaces verts peuvent contribuer à réduire le stress et favoriser le bien-être des employés.

Un open space peut être optimisé en prenant en compte différents aspects tels que l’aménagement du mobilier, l’utilisation de solutions acoustiques, la promotion de la collaboration entre collègues et le respect mutuel dans l’espace partagé. En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent créer un environnement propice au travail productif et épanouissant pour tous.

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