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SAS : comment faire le dépôt des comptes annuels ?

La SAS (Société par Actions Simplifiée) est l’un des types d’entreprises soumis à l’obligation de déposer des comptes au terme de chaque exercice. Le but est d’informer les tiers de la situation financière de la structure. Déposés auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, les comptes annuels sont publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. Pour éviter les injonctions et d’éventuelles sanctions du tribunal de commerce, le dépôt des comptes annuels doit se faire selon les règles établies. Comment le faire ?

Comptes annuels : connaître l’ensemble des documents à déposer

Le dépôt des comptes annuels nécessite le rassemblement d’un certain nombre de documents qui retracent la gestion financière de la société par actions simplifiée. De façon globale, les comptes annuels sont accompagnés de la proposition d’affectation du résultat soumise en assemblée générale et la résolution votée à cet effet. Le rapport des commissaires aux comptes relatif aux comptes annuels (si la SAS a des commissaires aux comptes) s’ajoute aussi au dossier. Ce sera le même procédé pour le rapport de gestion (si la SAS est cotée en bourse).

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Pour rappel, les SAS qui appartiennent à un groupe de sociétés ont l’obligation d’établir des comptes consolidés. Dans certains cas, il sera nécessaire de joindre à ces comptes, un rapport de gestion de groupe. L’article R. 225-102 du Code de commerce prévoit l’ajout de tableaux de résultats sur les cinq derniers exercices. En revanche, si votre SAS n’a pas encore autant d’exercices à son actif, il vous faudra fournir les tableaux de résultats des exercices précédents.

Les SAS du secteur bancaire spécifiquement doivent ajouter aux comptes annuels, un document spécifique. Ce dernier indique en détail, le produit net, le chiffre d’affaires, le résultat courant avant impôts, le montant des impôts sur les bénéfices, les subventions publiques obtenues, l’effectif du personnel, etc. Le dépôt des comptes annuels incombe au président de la société par actions simplifiée. Si vous êtes un président de SAS, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable ou à un cabinet de comptables pour vous faire accompagner.

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Dépôt de comptes annuels : établir le rapport de gestion

Qu’elles soient cotées ou non cotées en bourses, les SAS sont appelées, comme les autres sociétés commerciales, à établir un rapport de gestion annuel. Ce dernier fait partie des documents qui accompagnent les comptes sociaux annuels selon la réglementation. Si vous êtes à la tête d’une SAS, il vous faudra rédiger ce rapport, à moins qu’un autre organe soit désigné pour cela dans les statuts.

Le rapport de gestion présente l’activité de l’entreprise durant l’exercice qui s’achève et sa situation globale. Le document doit relever les aspects clés de la gestion de la structure pendant l’année de référence. Précisément, le rapport de gestion d’une SAS doit fournir, entre autres, des informations relevant :

  • les réussites et les échecs de la société pendant l’exercice,
  • les événements marquants,
  • les dépenses qui ne sont pas déductibles fiscalement,
  • le montant des dividendes versés aux associés lors des trois derniers exercices (ou lors des trois derniers exercices qui précèdent la création de la SAS si celle-ci a moins de trois exercices),
  • les perspectives d’avenir, etc.

Le contenu d’un rapport de gestion varie d’une SAS à une autre selon le fonctionnement, les opérations, la taille… Par exemple, une SAS qui agit sur ses propres actions pour l’attribution d’actions à des salariés doit inscrire des mentions légales à ce propos dans le rapport de gestion. De même, si la société consent à des prêts de moins de deux ans à une PME (Petite ou Moyenne entreprise) ou TPE (Toute Petite Entreprise), elle doit indiquer le montant dans le rapport.

Pour une SAS qui a désigné un commissaire aux comptes, le rapport de gestion doit comporter des informations relatives aux délais de paiement de ses fournisseurs et clients. En annexe, il faudra mettre un état des sûretés et un état des cautionnements, avals et garanties consenties par l’entreprise.

Faire approuver les comptes par les associés

L’approbation des comptes annuels par les associés est une nécessité dans les sociétés commerciales, en l’occurrence dans les SAS. Certes, le Code du commerce définit le délai de 9 mois après la fin d’un exercice pour la mise en paiement des dividendes dans une SAS. Cependant, il n’indique pas le délai dans lequel l’approbation doit être effectuée après la clôture d’un exercice. Il en va de même des modalités d’approbation des comptes annuels par les associés. Il revient donc à chaque société de s’organiser pour accomplir cette tâche. Des dispositions relatives à l’approbation des comptes annuels sont généralement définies dans les statuts des sociétés.

La plupart du temps, les associés se réunissent dans les SAS pour approuver les comptes annuels dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. L’opération a lieu au cours d’une assemblée annuelle à laquelle sont convoqués tous les associés. Encore une fois, les conditions d’organisation de l’assemblée sont déterminées dans les statuts de chaque société par actions simplifiée. De façon générale, pour faire approuver les comptes par les associés, les documents suivants sont envoyés à chacun d’eux :

  • les comptes annuels,
  • le rapport de gestion,
  • le rapport du commissaire aux comptes,
  • le rapport sur les conventions réglementées…

L’approbation des comptes annuels s’effectue à travers une décision collective suivant les conditions définies dans les statuts de la SAS. Le vote des associés offre trois issues possibles, à savoir : l’approbation, la modification ou le rejet des comptes annuels. Une fois que ces derniers sont approuvés par les associés, ils sont scellés. Toutefois, dans certaines situations telle que l’inexactitude de données fournies, ils peuvent être sujets à des modifications.

Au cours du mois suivant la date de l’assemblée annuelle, une copie certifiée conforme des comptes annuels doit être déposée au greffe du tribunal de commerce. Vous disposez d’un mois supplémentaire si vous envisagez d’effectuer le dépôt en ligne.

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Respecter les modalités du dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels de votre SAS doit se faire dans un délai de deux mois après leur approbation par les associés (pour un dépôt par voie électronique). Rappelons que l’assemblée générale pour l’approbation s’organise dans les 6 mois suivant la clôture d’un exercice. Néanmoins, il est possible de demander la prorogation du délai pour la tenue de l’assemblée générale.

Pour cela, vous devez envoyer une requête au président du tribunal de commerce. Précisez dans la demande la date de report que vous aurez choisie. Vous pouvez télécharger sur le site du greffe d’un tribunal de commerce, le modèle de la requête.

Pour le dépôt des comptes annuels du dernier exercice au guichet, vous devez payer un montant de 43,85 euros (sans les comptes consolidés) par chèque bancaire. Ce tarif est la somme :

  • des 11,17 euros pour les émoluments hors-taxe du greffe,
  • des 2,23 euros de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée),
  • des 5,45 euros versés à l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle),
  • des 25 euros pour la publication du dépôt au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Si vos comptes annuels sont accompagnés de comptes consolidés, vous aurez à payer 87,7 euros. Si vous décidez de faire le dépôt des comptes annuels par correspondance, vous devez joindre au document un chèque de 45,2 euros (y compris, les frais postaux). En cas d’inclusion des comptes consolidés, le tarif monte à 90,4 euros.

Vous avez la possibilité de déposer les comptes annuels de votre SAS en ligne sur le site infogreffe.fr. Vous aurez à utiliser le compte utilisateur de votre société sur la plateforme. Si vous ne l’avez pas encore, créez-le. Vous trouverez sur le site un tutoriel qui vous indique comment déposer des comptes annuels en ligne.

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