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Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?

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Le registre unique personnel est un document qui doit être tenu par tous les chefs d’entreprise. Il renseigne sur les emplois des salariés de cette dernière.

Le registre unique du personnel est un document qui va permettre d’identifier les emplois dans chacun des établissements d’une entreprise. Il est établi par l’employeur et se constitue de certaines informations en particulier. Si vous désirez mettre sur pieds une entreprise, il s’agit donc d’une tâche dont il faudra obligatoirement vous acquitter. Que faut-il savoir sur le registre unique du personnel ?

Registre unique du personnel : les employeurs concernés

Tous les employeurs sont dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel sauf dans deux cas. Ce document n’est pas imposé aux particuliers employeurs ni aux associations qui ont recours au chèque emploi associatif.

Les salariés devant être enregistrés sur le registre unique personnel

En votre qualité d’employeur, vous devez procéder à l’enregistrement au registre du personnel dès le moment où vous embauchez votre premier salarié. Ainsi, dans le registre du personnel obligatoire, les salariés qu’ils soient en contrat déterminé ou indéterminé doivent être inscrits. De même, les employés de nationalité étrangère ainsi que les stagiaires devront être enregistrés dans ce document.

Cela s’applique également aux travailleurs à domicile, aux personnes volontaires au service public et aux jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Les employés envoyés par des agences de travail temporaire dans l’entreprise devront aussi être inscrits dans le registre unique du personnel code du travail.

Pour ce qui est des stagiaires, leur enregistrement doit se faire de façon spécifique. Une partie du registre doit leur être dédiée. Ainsi, dans le registre des stagiaires, leurs noms et prénoms doivent être renseignés en tenant compte de leur ordre d’arrivée.

Les obligations de l’employeur concernant le registre unique du personnel

Certaines obligations vous incombent en tant qu’employeur concernant le registre unique du personnel. Ainsi, le document doit obligatoirement être tenu pour les établissements où des employés ou autres personnes sont engagés. Si votre entreprise se compose de plusieurs établissements, vous devez donc tenir un registre pour chacun d’eux. Vous pouvez alors prévoir un registre du personnel intérimaire pour les salariés qui correspondent à cette catégorie.

Par ailleurs, le contenu registre du personnel est spécifique. Vous devez y renseigner des informations en particulier. Au-delà des noms et prénoms des employés, certaines autres informations doivent figurer dans le registre entrée sortie personnel.

L’identité et les informations sur les fonctions de l’employé

Dans le registre du personnel obligation, l’identité du salarié doit être précisée. Les renseignements concernant sa nationalité doivent être renseignés. De même, son sexe ainsi que sa date de naissance sont des informations à mentionner dans le registre unique du personnel. En outre, les données relatives aux fonctions sont aussi à enregistrer dans ce document.

Ici, ce sont l’emploi et la qualification du salarié qui sont concernés. Il en est de même pour ses dates d’entrée et de sorties de l’établissement. En cas d’autorisation d’embauche ou de licenciement, la date de l’autorisation ou de sa demande doit être précisée.

Les mentions spécifiques dans certaines situations

Il existe des mentions obligatoires registre du personnel dont vous devez tenir compte pour l’établissement de registre unique du personnel. Ainsi, pour les salariés étrangers devant détenir un titre autorisant l’exercice d’une activité salarié, il s’agit d’une mention du type et un numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

En ce qui concerne les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » doit être faite. Celle « salarié temporaire » doit être précisée pour les salariés temporaires. Ici, le nom ainsi que l’adresse de l’entreprise de travail temporaire doivent aussi être renseignés.

La mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » correspond aux travailleurs qui sont mis à disposition par un groupement d’employeurs. L’adresse et la dénomination du groupement sont aussi à préciser. En outre, pour les employés à temps partiel, c’est la mention « salarié à temps partiel » qui doit être mise. Enfin, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » doit être précisée pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.

Il convient de préciser que le registre du personnel mentions obligatoires doit être tenu pour chaque contrat même lorsqu’ils sont successifs. Dans le cas où un employé effectue plusieurs contrats au sein de votre entreprise, vous devrez donc prévoir pour chacun d’eux, une ligne dans le registre unique du personnel. De plus, vous pouvez décider de tenir un registre papier ou numérique. Qu’il soit question d’un registre du personnel dématérialisé ou non, il doit vous offrir des garanties de contrôle.

Les sanctions en cas d’infraction ou d’irrégularité

Le rôle du registre unique du personnel est de fournir une information transparente des emplois au sein de votre entreprise. Vous devez donc le rendre disponible pour les membres du comité social et économique et les fonctionnaires. Il peut également être rendu accessible aux agents devant veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.

Lorsque vous ne possédez pas de registre unique de personnel, lorsqu’il est incomplet ou contient des erreurs, vous vous exposez à une amende. Elle est de 750 € pour chaque employé concerné par l’irrégularité.

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