L’accès à certains dispositifs d’aide à l’embauche impose désormais des démarches entièrement dématérialisées. Depuis 2014, la télétransmission des pièces justificatives n’est plus tolérée sous format papier pour plusieurs types de contrats aidés.
Le portail SYLAé, géré par l’Agence de services et de paiement (ASP), conditionne la gestion administrative à l’obtention d’un certificat électronique RGS. Cette étape, souvent méconnue ou sous-estimée, constitue pourtant une obligation réglementaire pour l’ensemble des employeurs concernés.
Plan de l'article
Sylae ASP : un portail incontournable pour la gestion des contrats aidés
SYLAé, développé par l’Agence de services et de paiement (ASP), s’est imposé comme le pivot de la gestion en ligne des contrats aidés en France. Depuis le 1er juillet 2015, tout employeur concerné par ces dispositifs doit utiliser le portail SYLAé ASP. Centralisation, historique des démarches, sécurisation des données : la plateforme coche toutes les cases pour accompagner entreprises, associations ou collectivités, et ce, à toute heure du jour ou de la nuit.
Grâce à SYLAé, la gestion des états de présence, la saisie et la transmission des documents ne connaissent plus d’interruption ni de double saisie fastidieuse. Deux formules sont proposées. SYLAé Basic permet une première marche vers le numérique, tandis que SYLAé Premium pousse la gestion administrative jusqu’à la suppression totale du papier. La différence tient principalement au niveau d’autonomie accordé à l’employeur : la version Premium requiert le fameux certificat électronique RGS.
Voici en quoi ces deux formules se distinguent :
- Formule Basic : dématérialisation partielle, transmission en PDF, certains justificatifs restant à conserver physiquement.
- Formule Premium : dématérialisation complète, signature électronique, archivage sécurisé, échanges 100% numériques.
Avec SYLAé, tout est centralisé : contrats, documents, informations administratives. Les échanges sont protégés et confidentiels, ce qui simplifie la gestion des aides à l’embauche et le suivi de chaque étape, le tout depuis un seul espace en ligne.
Quels types de contrats et d’aides sont accessibles via Sylae ?
Sylae s’est affirmé comme le point d’entrée unique pour la gestion des contrats aidés. Les dispositifs disponibles ciblent l’insertion professionnelle et l’embauche des publics prioritaires. Ainsi, les employeurs peuvent gérer des contrats comme le CUI (contrat unique d’insertion), le EAV (emploi d’avenir), ou encore l’AEJ (aide à l’embauche des jeunes). Chaque dispositif répond à un besoin précis : ouvrir l’accès à l’emploi pour les moins de 26 ans, accompagner les demandeurs d’emploi durablement exclus du marché du travail, ou favoriser l’intégration des personnes en situation de handicap.
On retrouve principalement ces dispositifs :
- CUI : favorise l’insertion des personnes éloignées de l’emploi, avec une aide sur le salaire.
- EAV : accompagne les jeunes sans diplôme vers une première expérience professionnelle.
- AEJ : vise à faciliter l’embauche des jeunes.
Sylae prend aussi en charge les contrats d’apprentissage et de professionnalisation. Tout se pilote en ligne, de la demande d’aide au suivi des états de présence, avec la possibilité de solliciter des aides financières complémentaires comme le CICE, l’ACCRE ou les mesures prévues par l’AGEFIPH pour les personnes en situation de handicap. Ce regroupement des dispositifs simplifie la lecture des droits et permet à chaque structure d’ajuster la gestion à ses besoins réels.
Comprendre étape par étape l’obtention du certificat électronique RGS
Pour activer la formule SYLAé Premium, obtenir le certificat électronique RGS s’avère incontournable. Ce certificat permet de s’authentifier, de signer numériquement les documents et de garantir la traçabilité des démarches. Reconnu à l’échelle nationale, il sécurise les échanges avec l’Agence de Services et de Paiement et protège l’intégrité des transmissions.
Voici comment s’articule la procédure : il faut d’abord choisir un fournisseur agréé (parmi CertEurope, Chambersign, DHIMYOTIS, CERTINOMIS, Certeurope Advanced, Click&Trust, Certimertiersartisanat). Sur le site du prestataire, la demande se fait en ligne ; il suffit de rassembler les justificatifs nécessaires, identité de la personne habilitée, extrait Kbis, mandat de délégation si besoin.
Après examen du dossier, le prestataire vérifie l’identité et remet le support sécurisé (carte ou clé cryptographique). Ce certificat, conforme au référentiel général de sécurité et au règlement eIDAS, doit ensuite être activé et relié au profil utilisateur sur le portail SYLAé. L’employeur pourra alors valider électroniquement chaque démarche administrative, sans rupture de conformité.
Chaque phase implique une vérification rigoureuse pour prévenir tout risque d’usurpation. La gestion, le stockage et le renouvellement du certificat relèvent ensuite de la vigilance de l’employeur ou du mandataire désigné. Mieux vaut rester attentif : des tentatives de fraude peuvent surgir lors de la transmission de données sensibles.
Outils pratiques et ressources pour accompagner les employeurs
Le portail SYLAé ASP propose une panoplie d’outils pour soutenir les employeurs à chaque étape de la gestion des contrats aidés. L’interface, organisée par rubriques, permet de répondre à chaque besoin concret : créer un compte, suivre les états de présence, gérer les dossiers. On y trouve une FAQ régulièrement mise à jour, des guides pratiques et des tutoriels vidéo pour maîtriser toutes les subtilités du portail, de la saisie du SIRET à l’envoi dématérialisé des justificatifs.
La rubrique actualités relaie les dernières évolutions réglementaires et met en avant les points de vigilance pour une gestion sans accroc. Si une difficulté technique surgit ou si une question subsiste, l’assistance utilisateurs SYLAé se tient disponible via formulaire ou téléphone, auprès des entreprises comme des associations, collectivités ou structures d’insertion.
Avant d’activer votre compte, quelques démarches sont à prévoir :
- Demandez un code d’inscription auprès de la Mission Locale, de Pôle Emploi ou de l’ASP pour démarrer sur la plateforme.
- Préparez vos coordonnées bancaires et l’ensemble des justificatifs administratifs pour faciliter la première connexion.
Un espace documentaire appelé MyAtlas rassemble conventions, modèles et formulaires utiles. Centraliser ces ressources, c’est offrir aux employeurs un parcours plus simple, réduire les risques d’erreur et fiabiliser chaque transmission.
Au bout du compte, SYLAé n’est pas seulement une plateforme pour gérer des contrats aidés : c’est le pivot d’une gestion administrative plus rapide, plus sûre, plus adaptée à la réalité de terrain. Pour les employeurs, c’est la promesse de démarches fluides, d’un suivi facilité et d’une maîtrise retrouvée sur chaque étape de l’aide à l’embauche. Les règles changent, les outils aussi : mieux vaut s’équiper dès aujourd’hui pour ne pas rester sur le quai.